Come Gestire la Tua Contabilità a Distanza Senza Stress

In questo articolo voglio darti qualche consiglio pratico su come gestire la tua contabilità a distanza e come ridurre al minimo l’organizzazione fiscale del tuo lavoro grazie all'uso degli strumenti disponibili online.

Angela Amato: Ho scelto di fare la libera professione con una prospettiva diversa. Convogliare il mio lavoro sul web e per il web. La consulenza fiscale alle imprese e professionisti che lavorano online sono da sempre la mia unica passione. Il mio prossimo obiettivo? Continuare a fare le mie consulenze online spostando il mio “ufficio”, alla scoperta delle bellezze del mondo.

Pubblicato il: 18 aprile 2017 | Categoria:

Hai deciso di metterti in proprio ed essere libero di gestire il tuo business sfruttando il web a tuo vantaggio?
Vorresti concentrarti esclusivamente sul tuo lavoro e massimizzare i risultati? Alla fine, ti trovi davanti allo stesso intoppo: gestire la contabilità ed anche il tuo consulente old style.

Comprendo in pieno quali siano le tue esigenze organizzative da professionista o da microimprenditore che lavora online.

Snellezza e semplificazione delle procedure fiscali e lavorative rappresentano due condizioni imprescindibili a cui il Freelancer digitale non può rinunciare lavorando sul web.

Come Commercialista, esperta su fisco per le attività digitali, vorrei darti degli utili consigli su come gestire la contabilità a distanza grazie all’uso di numerosi strumenti forniti dal web.


Cosa Troverai in Questa Mini Guida:

1# Scegli il Commercialista che conosce il digitale e lavora online

2# Come creare ed archiviare le tue fatture online

#3 La fattura elettronica per PA e Privati (B2B). Si va verso una migliore tenuta della contabilità a distanza?

#4 La posta elettronica (PEC): a cosa serve, chi è obbligato ad averla e come attivarla

#5 Firma digitale e l’uso che ne deriva

#6 Come presentare la dichiarazione dei redditi online


1# Scegli il Commercialista che Conosce il Mondo del Web e Lavora online

Scegliere il tuo Commercialista è il primo passo importante da compiere per iniziare con successo la tua professione online. Probabilmente, il consulente di famiglia non ti sarà di grande aiuto. Ti spiego il perché.

La mia categoria è formata da professionisti preparati, esperti fiscalisti soggetti a continui aggiornamenti normativi. I settori su cui specializzarsi sono infiniti. Quindi, se il consulente amico e vicino di casa conosce il web e le attività che vi ruotano attorno, sei a buon punto.

So per certo che il più delle volte non è così.

Poco fa ti ho parlato si snellezza e semplificazione. Scegli il Commercialista che ti garantisce queste caratteristiche durante la fase di start up e, successivamente, per gestire la tua contabilità a distanza.

Ti porto l’esempio del mio studio Ilcommercialistasulweb.it

Sono iscritta all’Ordine dei Dottori Commercialisti ed il web è stata sempre una mia grande passione.

Nel tempo ho approfondito i diversi aspetti fiscali delle professioni e attività che possono svolgersi online. Ho creato il mio sito ed ho ricevuto le prime richieste di contatto che poi si sono trasformate in clienti.

Perché mi hanno scelta?

Tramite la prima consulenza fiscale fornisco una risposta chiara riguardo all’inquadramento dell’attività online da avviare e grazie alla “chiacchierata” è immediato comprendere se posso realmente essere di aiuto. Successivamente, si è liberi di scegliere i miei servizi di contabilità a distanza e consulenza fiscale online.

Come gestisco i miei clienti online?

Tramite la mia piattaforma “Consulenza Fiscale 360” vado incontro alle esigenze del freelancer e microimprenditore digitale.

La mia Area clienti permette di:

  • Avere a portata di click, 24h, la tua contabilità.

  • Ricevere le scadenze fiscali in tempo, senza il rischio di procurarti un collasso.

  • Avere gli aggiornamenti normativi che riguardano la tua partita iva.

  • Inviare e riceve i documenti contabili (fatture di acquisto e vendita, estratti conto, note spese, f24, libri contabili ecc).

  • Aprire il ticket per richiedere spiegazioni in merito alla sua posizione fiscale.

  • Prendere un appuntamento telefonico o su skype qualora volessi parlarmi e fare un check fiscale.

  • Avere un sistema integrato di fatturazione (se non ne hai già uno).

contabilita

.

La tariffa che ti verrà richiesta dal potenziale consulente sarà un’altra discriminante nella scelta che dovrai affrontare. Anche qui vorrei darti un consiglio. La tariffa è un’opzione importante ma non considerarla come l’unica variabile.

Scegli il commercialista con cui poter avere una gestione contabile a distanza e l’assistenza fiscale online specifica al caso tuo. Non dovrai pensare ad altro e sarai libero dai soliti schemi commercialista-documenti cartacei-appuntamenti in studio.

Questo articolo “Il Commercialista online. 8 motivi per scegliere quello che fa per te” potrà spiegarti meglio questo concetto.


2# Come Creare ed Archiviare le Tue Fatture Online

Se sei un freelancer o un microimprenditore online alle prime armi, sarà il tuo Commercialista a spiegarti la procedura di compilazione di una fattura di vendita.

Il consulente deve supervisionare i tuoi documenti fiscali prima della loro effettiva emissione. Questo passaggio è fondamentale finché non diverrai completamente autonomo e padrone della procedura.

Una volta capita la procedura, sarai pronto a utilizzare i numerosi software che il web mette a tua disposizione e con cui potrai gestire la tua contabilità a distanza.

Questi strumenti ti aiuteranno a tenere traccia delle tue operazioni fiscali e monetarie senza fare confusione.

Ho voluto verificare quali siano i software che possano realmente servirti ed aiutarti nella tua gestione fiscale.

Alcuni di essi sono gratuiti altri prevedono un piano in abbonamento. Su nomadidigitali.it esiste già una sezione “Gestire e Amministrare il Lavoro Online” in cui poter trovare i software che hanno attirato la mia attenzione e molti altri.

La mia scelta è ricaduta sui seguenti, riportati in ordine crescente di complessità e prezzo:

Fiscolo

( € 0 – € 10 )

2017-04-15_203348E’ un software estremamente semplice da usare ma efficace. Nella sua versione gratuita offre al professionista ed al microimprenditore tutti gli strumenti necessari alla fatturazione. Incluso l’invio del documento per email al cliente con la verifica del suo download ed archiviazione documentale fino a 10 Mb. Puoi ottenere una stima dell’IVA mensile o trimestrale e conoscere la situazione economica, delle spese e del fatturato per cliente. Con la versione in abbonamento potrai creare le tue fatture elettroniche (formato xml) ed in valuta estera, personalizzare i tuoi modelli di fattura ed eliminare il logo sponsor. Lo spazio di archiviazione in tal caso è illimitato.

Debitoor

(€ 4 – € 24)

Non prevede piani gratuiti ma offre 4 taglie differenti di abbonamento (XS-S-M-L) da ponderare in base alle tue reali necessità. Il servizio più interessante è offerto con la taglia M al cui interno è garantita la riconciliazione bancaria cioè potrai caricare il tuo estratto conto in formato csv ed il software ricollega in automatico gli importi con le fatture presenti nel sistema. Questo servizio è importante perché ti aiuterà a creare senza stress la prima nota contabile che dovrai fornire al tuo Commercialista ai fini delle necessarie registrazioni fiscali. In questo piano di abbonamento potrai gestire 800 fatture, personalizzarle, modificarle ed ottenere un resoconto sull’IVA oltre all’archiviazione documentale. Esiste la sua versione App da scaricare gratuitamente su App Store e Google Play.

Fattura24

( € 0 – € 10)

2017-04-15_204652Altro software che prevede due format a pagamento ed uno totalmente gratuito. Il piano gratuito ti permette l’uso di molte funzionalità che in altri programmi troverai solo a pagamento. L’unica pecca è data dalla limitazione dei documenti da poter emettere, solo 15 l’anno. Prendine il lato positivo. Potrai testarlo e verificare se può andar bene per la gestione della tua contabilità a distanza per poi acquistare il piano in abbonamento.

Per le esigenze di un freelancer in giro per il mondo consiglio vivamente il piano Professional che ti garantisce la gestione documentale illimitata ed alle fatture elettroniche aggiunge anche il servizio di firma, invio allo Sdi e la conservazione delle fatture PA. In questo piano puoi integrare le tue email col sistema di pagamento PayPal.
Per il microimprenditore che lavora con i suoi infoprodotti sarebbe più indicato il piano Business che, oltre ad avere tutte le funzioni elencate in precedenza ed anche non elencate (questo software ne ha moltissime), ti permette di fare un’integrazione col sistema WooCommerce e Prestashop. Il software ha la sua versione App.

Fattureincloud

(€ 5 – € 15)

E’ di certo il software più conosciuto e garantisce l’integrazione con un famoso gestionale utilizzato dagli studi professionali. Le funzioni inserite nei tre piani in abbonamento non sono molto diverse da quelle garantite dagli strumenti già citati. Nella versione Standard potrai gestire un “limite” di 400 documenti annui ma non sono pochi per un freelancer o microimprenditore digitale. Le principali funzioni per gestire la contabilità a distanza sono garantite ma con delle eccezioni. Quasi sempre le limitazioni riguardano le funzionalità accessorie che possono rivelarsi utili a snellire la gestione della tua contabilità e che troverai nei piani più costosi. La versione per smartphone non poteva di certo mancare.


Una mia considerazione da professionista fiscale.

Questi strumenti ti offrono la possibilità di condividere col tuo Commercialista l’accesso alle loro piattaforme.

Io non la trovo un’opzione allettante e te ne spiego il motivo. Recuperare i tuoi dati di accesso, fare pratica con il tuo software di fatturazione ed infine cercare e scaricare i documenti per l’elaborazione della tua contabilità.

Moltiplica questo procedimento per tutti i clienti che gestisco online nel mio Studio. Sei d’accordo con me che l’uso di questa funzione sarebbe poco pratica e richiederebbe un importante dispendio di energie.

Ti consiglio l’uso di questi servizi per gestire con efficienza la tua contabilità a distanza ed il tuo sistema di fatturazione. Ma non fermarti qui.

Invia al tuo Commercialista, se puoi con cadenza settimanale, i documenti contabili per email oppure tramite la sua piattaforma online.

E’ importante instaurare una comunicazione attivata col tuo consulente ed aggiornarlo sull’andamento della tua attività online. Il professionista potrà farti notare in tempo eventuali errori presenti nella tua contabilità online.


#3 La Fattura Elettronica per PA e Privati (B2B)

Si va verso una migliore tenuta della contabilità a distanza?

Non vorrei sembrarti banale ma questa precisazione va fatta per confutare ogni dubbio. La fattura creata in PDF e spedita per email non è una fattura elettronica ma è a tutti gli effetti considerata una fattura “cartacea” che si dovrà stampare ed archiviare.

La fattura elettronica è considerata tale se è prodotta, trasmessa, ed archiviata in formato digitale XML. Questo formato contenente un flusso di dati strutturati, immodificabili e validi ai fini normativi.

L’emissione di questa fattura è obbligatoria quando il tuo cliente destinatario è la Pubblica Amministrazione.

Dal 1° gennaio 2017 col D. Lgs. 127/2015, è stata introdotta la fattura elettronica anche tra privati (B2B). I freelancer e i microimprenditori soggetti passivi IVA, potranno utilizzare la fatturazione elettronica tramite il portale gratuito ( https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/ ) messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

L’uso di questo sistema di fatturazione tra privati al momento è opzionale. Puoi decidere tu se vuoi richiederne l’accesso.

Questo servizio faciliterà la gestione della contabilità a distanza e ci uniformerà alle procedure della Comunità Europea, dando una svolta concreta all’attuale gestione fiscale.


#4 La Posta Elettronica (PEC): a Cosa Serve, chi è Obbligato ad Averla e Come Attivarla

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è simile all’ordinaria e-mail che utilizziamo giornalmente ma ha caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi.

Difatti, ha lo stesso funzionamento e valore legale di una raccomandata postale con ricevuta di ritorno.

La PEC è lo strumento utilizzato per l’interscambio documentale verso Enti e Pubblica Amministrazione o per le comunicazioni ufficiali tra aziende. Per esempio, la PEC è indispensabile per iscrivere la tua nuova attività presso il Registro delle Imprese.

Chi è obbligato ad avere una PEC?

Avere la PEC è un obbligo normativo (L. 2/2009 e L. 221/2012) per Ditte Individuali (microimprenditori digitali), Professionisti iscritti ad un albo, Società e PA. Non si fa cenno a privati e professionisti senza albo (freelancer).

Difatti, avere una pec risolve molti problemi, semplificandone comunicazione e procedure. Quindi, anche se per te non è obbligatorio, ti consiglio di crearne una. Potrai dialogare ufficialmente con Agenzia delle Entrate o Inps senza doverti recare fisicamente nei loro uffici.

Se il dialogo con la Pubblica Amministrazione non è tra le tue priorità, sappi che per questo lavoro potresti delegare il tuo Commercialista.

Come acquistare una PEC?

Acquista la tua PEC presso un provider accreditato presso il CNIPA. Aruba lo è ed offre un servizio base a pochi euro l’anno.

Una volta completato l’acquisto, dovrai inviare il tuo documento d’identità per la successiva attivazione ufficiale della casella.

Ti ricordo che i messaggi di posta elettronica, alla stregua dei documenti cartacei, dovranno essere conservati per dieci anni (artt. 2214 e 2200 del Cc).

Ti segnalo questo sito http://www.inipec.gov.it/cerca-pec in cui puoi trovare le PEC di professionisti ed imprese.


#5 Firma Digitale e l’Uso che ne Deriva

La firma digitale è l’equivalente della tua firma autografa ma in formato elettronico. La firma digitale garantisce l’identità dell’autore della firma, l’integrità del documento quindi certifica che non sia stato modificato successivamente e conferisce validità legale ai documenti.

Così come per la PEC, anche l’uso della firma digitale è importante per l’invio documentale ufficiale verso gli enti pubblici e nei rapporti tra privati, portando con sè diversi benefici. Ad esempio riduce nettamente l’uso della documentazione cartacea e velocizza le comunicazioni ufficiali.

L’uso della firma digitale, unito a quello della PEC, rende la gestione della contabilità del nomade digitale veloce, certificata e valida legalmente. Puoi sfruttare questi vantaggi ovunque tu possa trovarti grazie all’uso esclusivo di internet.


#6 Come Presentare la Dichiarazione dei Redditi Online

Hai gestito egregiamente la tua contabilità online e sei arrivato alla fine dell’anno fiscale. Non ti rimane altro che fare la dichiarazione dei redditi e versare quanto dovuto nelle casse dello Stato.

Si può creare e spedire la tua dichiarazione dei redditi anche dall’Estero?

Ti confermo che è possibile. Se hai deciso di non farti assistere da un intermediario, puoi affrontare da solo questa operazione anche se non te lo consiglio. Sempre meglio affidarsi al tuo Commercialista che di sicuro ha un pò più di esperienza nel campo.

1) Richiedi il PIN sul sito dell’Agenzia delle Entrate

Il primo passo per poter presentare da solo la tua dichiarazione dei redditi è richiedere i tuoi codici di accesso a FiscOnline .

Compilerai un modulo e se i dati inseriti coincidono con quelli detenuti nel sistema, otterrai subito la prima parte del tuo codice PIN. La seconda parte, insieme alla password, ti verrà recapitata presso la tua residenza entro 15 giorni. Ottenuta la serie completa del PIN, avrai accesso al tuo cassetto fiscale.

La richiesta del codice PIN è riservata anche agli italiani residenti all’estero ma la procedura da attivare è un po’ differente. Te la riporto di seguito.

Procedi con la registrazione al sito dell’Agenzia delle Entrate. Se sei iscritto presso l’anagrafe consolare, dovrai spedire anche per fax, la copia della richiesta PIN insieme ad un tuo documento di riconoscimento.

Se sei temporaneamente non residente e non iscritto all’anagrafe consolare, dovrai recarti personalmente al consolato per esibire un valido documento di riconoscimento. Il consolato provvederà a farti recapitare la prima parte del codice pin e la relativa password.

Una volta ricevuta questa comunicazione, potrai ottenere le restanti sei cifre del tuo PIN accedendo al sito http://telematici.agenziaentrate.gov.it.

2) Presentazione della dichiarazione dei redditi se sei residente in Italia

Il passo successivo sarà quello di scaricare il software della dichiarazione dei redditi che dovrai compilare in ogni sua parte.

Troverai tutti i software dell’Agenzia delle Entrate in questa pagina: Dichiarare.

Scelto e compilato il modello che fa per te (Modello dei Redditi “ex-unico” o 730), procedi con la creazione del file telematico da inviare in Agenzia delle Entrate tramite il tuo cassetto fiscale.

Ti consiglio di stampare la ricevuta che il sistema rilascia in automatico ad ogni invio e custodiscila gelosamente. Dopo qualche ora, il sistema ti rilascerà la ricevuta di elaborazione e spedizione della dichiarazione dei redditi.

3) Termini di presentazione della dichiarazione dei redditi

Potrai inviare telematicamente il modello dichiarativo entro il 02 ottobre 2017 dato che il 30 settembre cade di sabato.

Per i residenti in Italia, la presentazione cartacea della dichiarazione dei redditi è prevista solo quando:

  • Non puoi presentare il mod. 730, pur avendo redditi che è possibile dichiarare con questo modello.

  • Pur potendo presentare il mod. 730, devi dichiarare alcuni redditi o comunicare dati utilizzando i quadri del modello REDDITI (RM, RT, RW).

  • Devi presentare la dichiarazione per conto di contribuenti deceduti.

Il modello cartaceo va presentato dal 2 Maggio al 30 giugno per il tramite un ufficio postale.

4) Presentazione della dichiarazione dei redditi se non sei residente in Italia?

Se non sei residente in Italia e durante il periodo dichiarativo ti trovi all’Estero, potrai inviare il tuo modello dei redditi entro il 02 ottobre 2017:

  • Per posta tramite raccomandata, secondo le istruzioni presenti nel sito dell’Agenzia delle Entrate.

  • Telematicamente tramite il canale FiscoOnline.

Spero che questa guida su come gestire la tua contabilità a distanza ti sia stata utile a superare incertezze e dubbi.

L’informazione è fondamentale per comprendere le difficili dinamiche fiscali. Solo dopo deciderai se affidarti ad un esperto nel fisco per le attività online che possa integrare con competenza la gestione della tua contabilità a distanza.


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