Come Ottimizzare il Tempo ed Essere Più Organizzati

Ecco alcuni consigli personali per ottimizzare il tempo e potersi focalizzare solo sulle cose importanti, nel lavoro e nella tua vita personale.

Mary Tomasso: Adoro viaggiare, conoscere nuove culture, sperimentare cose nuove e reinventarmi. Vivo in Argentina, dal 2008 sono Assistente Virtuale e ho creato il primo corso per Assistenti Virtuali in italiano, per aiutare altre persone a crearsi una nuova professione ed essere libere di lavorare da ovunque.

Pubblicato il: 29 giugno 2015 | Categoria:

Quante volte ti sei detto: “Non ho tempo”? Penso che tutti prima o poi ci raccontiamo questa scusa per diversi motivi. A volte perché semplicemente la cosa per cui non abbiamo tempo non è poi così importante o non ci interessa più di tanto.

Ad esempio, se qualcuno mi invitasse a una conferenza di matematica applicata, probabilmente direi che non ho tempo perché devo fare qualcos’altro…

Il problema è che siamo tanto abituati a questa scusa che la usiamo con noi stessi e spesso non perché qualcosa non ci interessa, ma perché non vogliamo metterci in gioco.

Ti suona familiare? “Non ho tempo per imparare a usare una nuova applicazione… Non ho tempo per fare questo corso… Non ho tempo per imparare una nuova professione… Non ho tempo per fare Yoga”.

La verità è che il tempo c’è, certo è limitato, ed è proprio per questo che bisogna approfittarne al massimo, per fare ciò che amiamo, ciò che ci fa bene e ci fa crescere personalmente e professionalmente.

Agli inizi della mia professione online, non ti nascondo che stavo attaccata al computer per oltre 10 ore al giorno, molte delle quali non erano per attività redditizie, attività lavorative che mi producevano un introito. Parte di questo tempo lo trascorrevo persa nel buco nero dei Social Networks, distratta da un post che mi portava a un blog dove leggevo un altro post, e così via, e non sempre le letture erano produttive.

E con un lavoro che si svolge interamente online, attaccata a una sedia, ma vivendo in un posto paradisiaco, raccontarmi che non avevo tempo per andare a fare una camminata nei boschi era talmente ridicolo che mi sono dovuta fare un sano esame di coscienza.

C’è sempre tempo per fare una camminata di un’ora, per fare Yoga, per preparare il pane o leggere un libro. Il problema non è che non abbiamo tempo, il problema è la gestione efficiente del tempo.

Ecco quindi alcuni consigli per ottimizzare il tempo e potersi focalizzare solo sulle cose importanti, nel lavoro e nella vita personale.


Definisci le Priorità

Il primo passo per ottimizzare il tempo secondo me è quello di definire le tue priorità, perché in questo modo sarai consapevole di quali sono le attività alle quali devi dedicare più tempo o alle quali dare la precedenza.

Il mio suggerimento è di scrivere una lista, magari divisa in diverse aree (personale, lavoro, hobby, etc.). Questo ti aiuterà anche a capire se stai utilizzando il tuo tempo in attività prioritarie oppure stai perdendo tempo prezioso.

Le attività prioritarie per un business, inutile dirlo, sono quelle che generano entrate, che portano nuovi clienti o sono focalizzate a rinsaldare il rapporto con i clienti esistenti.

Nella tua vita personale, le attività prioritarie sono quelle che ti rendono felice, ti stanno fare bene, magari per qualcuno è lo yoga, per qualcuno leggere, ma qualunque esse siano, ogni giorno dovremmo ritagliarci uno spazio per dedicarci ad esse.


Crea Una To-Do List

Una semplice lista delle cose da fare giorno per giorno, in base alle priorità individuate, ti aiuterà ad essere organizzato. Non solo, ti alleggerirà anche dallo stress, perché se normalmente sei abituato a tenere a mente le cose da fare, stai sovraffaticando la tua mente, chiedendole di ricordare decine o centinaia di cose.

Quando queste cose le porti dalla tua mente su un foglio, le stai già materializzando e il passo successivo è semplicemente realizzarle!

Personalmente, nonostante sia molto “virtual” preferisco ancora il metodo tradizione carta e penna. Un semplice foglio di carta con un elenco di cose da fare durante la giornata che cancello di volta in volta.

Se cerchi invece un sopporto virtuale, suggerisco Google Keep oppure Evernote, ma cerca la app che più ti ispira e che pensi che potresti usare con piacere.

Ovviamente non si tratta di diventare schiavi di liste! La lista delle priorità dovrebbe essere fatta una volta sola, magari rivista di tanto in tanto, per fare un po’ di ordine tra la miriade di attività che realizziamo ogni giorno.

La lista delle cose da fare dovrebbe invece essere un semplice supporto per ricordarci cosa fare e dimenticarcene una volta che lo abbiamo fatto.


Tieni Un’Agenda degli Appuntamenti

L’agenda degli appuntamenti è indispensabile per tenere organizzato il nostro tempo e si può fare in modo automatico.

Io utilizzo Google Calendar e Scheduleonce. Quest’ultimo è uno strumento che si sincronizza con le principali agende online, come Google Calendar, iCal e Outlook, e ti permette di passare un link, o pubblicarlo nel tuo sito, attraverso il quale le persone possono prendere un appuntamento che verrà automaticamente registrato nella tua agenda. Un grande risparmio di tempo!

Scheduleonce ha una versione gratuita e una a pagamento, ma la versione gratuita è sufficiente per fare quello che ti ho descritto.


Automatizza

L’esempio dell’agenda è solo una delle tante cose che può essere automatizzata. Ho trovato molto utile automatizzare le email, perché a volte ne arrivano tante con le stesse domande e rispondere a tutte, anche semplicemente copiando lo stesso testo, è comunque una perdita di tempo. A tal fine, è utile creare una risposta automatica che dia indicazioni chiare a chi ti scrive. Per esempio “Se cerchi informazioni su questo prodotto, guarda questo link…” “Se vuoi prendere un appuntamento, usa questo link…” E così via.

Un’altra cosa che può essere automatizzata è la fatturazione. Grazie a programmi come Freshbooks, puoi creare dei pagamenti programmati, per cui il tuo cliente riceve la fattura un determinato giorno e la paga automaticamente attraverso un link via Paypal o carta di credito.


Delega

Delegare non è una cosa che si possono permettere solo grandi manager o grosse aziende. Se lavori da solo e sei sovraccarico di lavoro, forse è arrivato il momento che valuti almeno la possibilità di appoggiarti a un collaboratore.

Può essere un assistente virtuale, un copywriter, un grafico, etc. Stabilisci quali sono le attività che puoi realizzare solo tu, e inizia a delegare le altre, soprattutto se queste altre, proprio perché non rientrano nella tua area di specializzazione, ti rubano tanto tempo.


Queste secondo me sono le cose principali che possono aiutarti ad ottimizzare il tuo tempo ed essere un po’ più organizzato.

Mi piacerebbe sentire il tuo parere: fai fatica ad essere organizzato o hai delle strategie da condividere con la community di Nomadi Digitali?


Foto credit: Shutterstock



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