Chiunque faccia un lavoro creativo – sia esso l’imprenditore, lo scrittore o il programmatore, – sa che il “segreto” per progredire è quello di distinguere tra compiti urgenti e compiti importanti. E di dedicare la maggior parte del tempo ai compiti importanti.

Giusto per essere chiari, ecco alcuni esempi di compiti urgenti:

• rispondere ai messaggi della tua ragazza su Whatsapp,
• fare un backup settimanale del tuo sito web,
• fare il bucato.

Ecco, invece, alcuni esempi di compiti importanti: scrivere l’e-book che ti consentirà di avere un 20% di entrate passive, contattare quel giornalista perché scriva un articolo sul tuo prodotto, studiare inglese mezz’ora al giorno.

Penso sarai d’accordo con me che sono i compiti importanti a farci migliorare, sia sul lavoro che nella vita privata. Il problema è che la maggior parte di tali compiti richiede creatività in quanto ci spinge al di fuori della nostra zona di comfort. E tutto ciò che richiede creatività apre le porte alla procrastinazione.

La cosa interessante è che se non facessimo niente tutto il giorno, a meno di essere dei pelandroni impenitenti scatterebbe un meccanismo di autodifesa chiamato “senso di colpa” che ci spingerebbe a lavorare. Ma la mente umana è più subdola di quanto pensi.

No, anziché non fare niente ci concentriamo sui compiti urgenti, che di solito non richiedono alcuna creatività. Passiamo così le giornate a rispondere alle e-mail, risolvere “problemi” quale cambiare il colore delle icone sulla barra laterale del nostro sito web ed altri compiti che non ci fanno assolutamente andare avanti.

Poi però ci consoliamo con il fatto che comunque abbiamo lavorato tutto il giorno (alle e-mail dei lettori del nostro blog bisognerà pur rispondere no?), mica è colpa nostre se è un anno che rimandiamo la stesura della bozza dell’e-book!

Oggi ti voglio parlare delle tattiche che utilizzo per automatizzare i compiti urgenti in modo da non avere più scuse: o mi occupo di questioni importanti (e allora tutto va bene) o passo la giornata su Facebook (e allora scattano i sensi di colpa).

Alcuni dei metodi che illustrerò sono adatti a tutti. Altri saranno invece focalizzati a risolvere i “problemi urgenti” di chi lavora online visto che, se sei un lettore abituale di Nomadi Digitali, probabilmente stai già o aneli a crearti un lavoro indipendente dal luogo in cui ti trovi. E tali lavori di solito si fanno online.

Iniziamo dalla Questione Più Spinosa, le E-Mail

Al giorno d’oggi è abbastanza normale comune possedere tre o quattro caselle di posta elettronica (quella storica, quella del lavoro, quella per ricevere le newsletter, eccetera) e ricevere almeno 50 email al giorno. Se poi si possiede un sito web che riceve anche solo 1,000-2,000 visite al giorno, addio.

Personalmente ho una decina di indirizzi e-mail e ricevo tra le 100 e le 200 e-mail al giorno tra lettori, clienti, possibili e proposte di collaborazione (queste ultime spesso da tizi poco raccomandabili ma questa è un’altra storia). Ecco come minimizzare il tempo speso a svuotare la casella di posta:

Prima di tutto devi scaricare un client di posta elettronica, ovvero un programma che ti consente di organizzare tutte le tue caselle di posta sulla stessa interfaccia (hotmail, gmail, siti personali, eccetera). Personalmente utilizzo Mozilla Thunderbird, che è gratuito, facile da configurare e praticamente infallibile (nel senso che non perdi nessuna e-mail).

A questo punto hai già risolto un bel problema perché non dovrai più vagare da una casella di posta all’altra.

L’altro consiglio che ti do è quello di non tenere Thunderbird sempre aperto (in modo da non essere distratto di continuo dalle e-mail in arrivo). Io lo apro ogni due o tre ore e, ogni volta che leggo una e-mail, decido se cancellarla subito (spam, proposte di collaborazioni improbabili del tipo “Hey, puoi linkare al mio sito di video poker, in cambio scrivo un articolo sul tuo sito e ti offro un gelato”), rispondere e cancellarla (ad esempio un lettore che ha un dubbio o una domanda) o rispondere e archiviarla (nel caso contenga informazioni che mi possano essere utili in futuro).

Non lascio mai questioni in sospeso. Questo mi permette di raggiungere sempre il famoso “inbox zero,” ovvero una casella di posta pulita e ordinata.

Archiviazione dei Documenti

Fatture rilasciate e ricevute, bollette, estratti bancari, e-books: ormai viaggia quasi tutto online. E se per te non è così allora è tempo di aggiornarti (ma ci vorrebbe un altro articolo!).

Personalmente, a parte il passaporto non possiedo nessun documento “fisico”. Il problema sta nell’organizzare i documenti in maniera semplice in modo da non perdere troppo tempo né al momento dell’archiviazione né quando ti serve consultarli.

La mia soluzione è abbastanza semplice. Sul mio pc c’è una cartella chiamata “documenti” (non ho tanta fantasia) organizzata in sottocartelle (fatture rilasciate, estratti conti, eccetera). Tale cartella è collegata a Dropbox, ovvero un software gratuito che copia automaticamente tutti i file che inserisco nella cartella “documenti” su una cartella identica che si trova online. In questo modo anche se mi rubano il computer posso accedere ai miei dati online e scaricarli di nuovo.

Come per le e-mail, tento di non lasciare mai lavoro arretrato. Se ricevo un pagamento copio i dati da Paypal su un foglio di calcolo Excel apposito e poi me ne posso dimenticare sino al giorno fatidico in cui dovrò consegnare tutto al commercialista.

Comunicazione con Colleghi o Business Partner

Hai presente quelle discussioni infinite via e-mail, Skype o faccia a faccia? A volte sono indispensabili, ma nel 90% dei casi possono essere evitate e rimpiazzate con un foglio di lavoro Google Docs.

Anche se non vi sono regole fisse o sistemi perfetti, ti posso dire come ci siamo organizzati io e il mio business partner (in effetti è stato lui a ideare il sistema) visto che funziona abbastanza bene.

Il cuore della comunicazione è un foglio Excel condiviso di Google Docs dove ognuno può assegnare compiti a se stesso o all’altro partner (mettiamo le nostre iniziali per indicare chi deve eseguire il compito). Tali compiti sono divisi in categorie (marketing, webdesing, sicurezza, finanza, eccetera).

I compiti possono andare dal preparare un rapporto per un cliente al trovare un’immagine adatta per un blog post. Ci siamo divisi i compiti quindi se si tratta di qualcosa riguardante marketing o webdesign probabilmente sarò io a dovermene occupare (e infatti di solito mi assegno i compiti da solo) mentre se si tratta di un problema riguardante le ricevute o la preparazione di un rapporto per un cliente sarà il mio partner a dover eseguire il compito.

La maggior parte dei compiti non sono urgenti, quindi la deadline – ovvero la data limite entro la quale eseguire il compito – è sempre il venerdì successivo al giorno in cui il compito viene inserito (ovvero ci concediamo minimo sette giorni di tempo). Se invece si tratta di un problema urgente lasciamo un commento su Google Docs in modo che l’altro riceva una notifica via email.

Chi esegue un compito deve poi andare su Google Docs e cambiare il colore dello sfondo della casella Excel corrispondente da bianco a verde. Quando invece il compito fallisce il colore va cambiato da bianco a rosso (e va lasciato un commento con il motivo del fallimento).

Il segreto per far funzionare questo sistema è quello di assegnare solo compiti specifici.

Ecco un esempio di compito specifico: “Edita blog post #27 (link al blog post salvato su un’altra pagina di Google Docs).” Esempio di compito non specifico: “Finisci il design di tale sito web (URL del sito).”

Questo sistema ci evita interminabili discussioni perché non c’è bisogno di aggiornarci a vicenda per sapere a che punto siamo (Google Docs offre una visiono d’insieme) o per assegnarci i vari compiti.

p.s. Un sistema di questo tipo funziona solo se alla base vi è il rispetto reciproco perché se tenti di schiavizzare il tuo partner assegnando tutti i compiti più pesanti a lui finisce che poi si scoccia e ti mandi aff…

I problemi che ho affrontato sino ad ora – e-mail, archiviazione dei documenti e comunicazione con colleghi o business partner – sono di natura abbastanza generale. Vorrei però cogliere l’occasione per discutere di alcuni problemi più specifici che riguardano solo chi lavora online e gestisce uno o più siti web.

Effettuare il Backup dei Tuoi Siti Web

A meno che non lavori esclusivamente come freelancer, con il tempo ti troverai probabilmente coinvolto in diversi progetti personali, ciascuno con il suo bel sito web. Io ad esempio in un anno ne ho collezionato ben sette. Si tratta del mio lavoro e non voglio lasciare niente al caso, quindi ho avuto la bella pensata di effettuare un backup settimanale.

Potrei farlo manualmente, sarebbe una bella scusa per evitare di produrre qualcosa di creativo durante l’intero lunedì mattina. Invece ho preferito demandare il compito a BackWPup (un plugin gratuito per CMS WordPress), che ogni lunedì si sveglia, effettua un backup automatico di ciascun sito e lo invia al mio account Dropbox, di cui ho già parlato.

In caso di errore BackWPup mi manda una e-mail di notifica. Se invece tutto procede secondo i piani ho impostato il plugin in modo che non mi disturbi.

Controllare che i Tuoi Siti Siano in Salute

Tutti i miei siti possiedono un form dove è possibile inscriversi via e-mail. Sì, come quello evidenziato nell’immagine più in basso. Vi sono due aziende leader nel settore delle mailing list (liste di e-mail), Mailchimp e Aweber. Io utilizzo Mailchimp per il semplice fatto che è gratuito sino a 2,000 iscritti e all’inizio la spesa non era giustificata. Non mi ha mai dato problemi quindi, anche adesso, non vedo il motivo per passare su Aweber.

Cosa c’entra con la salute dei siti? Perché Mailchimp ogni giorno mi invia una e-mail con il numero di iscritti alla newsletter di ognuno dei miei siti. Quindi, giusto per fare un esempio pratico, siccome so che mediamente su Sapore di Cina si iscrivono tra le dieci e le venti persone al giorno, se notassi che un giorno ci fossero solo due iscritti saprei che, con tutta probabilità, il sito non sta funzionando come dovrebbe.

Questo non significa che lascio i miei siti “abbandonati” per una settimana. Il punto è che, monitorando il numero degli iscritti via e-mail non ho bisogno di visitare tutti i miei siti ogni giorno. Peccato, sarebbe una bella scusa per passare il dopo pranzo senza lavorare!

Un altro plugin gratuito che mi stento di consigliarti è Broken Link Checker. Sempre prendendo come esempio Sapore di Cina, si tratta di un sito che in venti mesi di esistenza ha accumulato circa 400 pagine, ognuna delle quali contiene vari link in uscita, per un totale di più di 5,000 link.

Con questi numeri sarei scusato se tu visitassi una pagina del sito e cliccando su un link ti ritrovassi su una pagina di errore, magari perché ho digitato “wwww” anziché “www” o perché il sito a cui ho linkato un anno fa nel frattempo ha chiuso i battenti.

Eppure questa dei link rotti (broken link) è una mia ossessione. Ci tengo che se visiti il mio sito e clicchi su un link tu sia re-direzionato su una pagina interessante anziché su una pagina di errore. In passato spendevo quindi un bel po’ di tempo a verificare, magari periodicamente, che i link funzionassero. Fantastico, dirai, un’altra bella scusa per non lavorare!

Invece adesso che ho installato Broken Link Checker non ho più scuse visto che si occupa lui, ogni 72 ore, di fare uno scan completo del sito e inviarmi una e-mail se trova un o più link rotti.

La cosa interessante è che, quando ho installato il plugin e ho effettuato lo scan per la prima volta, ho trovato più di 100 link rotti accumulatisi tra il 2012 e il 2013. E io che pensavo di avere tutto sotto controllo…

Gestione dei Social Networks

Punto dolente… il tuo “successo” sui social media dipende molto dal tempo che investi sulle varie piattaforme. Devo dire che io sono negato. Preferisco scrivere sapendo che se quello che pubblico è abbastanza interessante i miei lettori mi “premieranno” facendo girare i miei articoli sul web.

Ci sono comunque alcune operazioni di base quali condividere i miei articoli su Facebook e Twitter che compio abitualmente. Mentre per quanto riguarda Facebook faccio tutto manualmente, su Twitter ho deciso di utilizzare IFTTT, (If This Than That – Se Questo Allora Quello).

Se sei un programmatore avrai già capito di cosa si occupa IFTTT. Se non lo sei, te lo spiego subito!

Si tratta di una piattaforma che automatizza alcune operazioni. Esempio: Se pubblico un articolo sul mio sito, lei invia in automatico un tweet dal mio profilo Twitter.

Su IFTTT puoi aprire un conto gratuito e configurare operazioni di questo tipo in cinque minuti, basta infatti cliccare su IF, scegliere WordPress e inserire la password del tuo sito, e poi cliccare su THAT, scegliere Twitter e inserire la password del tuo profilo Twitter.

Ecco, da questo punto in poi non avrai più la scusa per visitare il tuo sito e twittare i tuoi articolo visto che IFTTT se ne occuperà in tua vece.

Standard Editoriali

Non lavoro da solo, ci sono articoli che scriviamo a più mani e altri che magari scrivo io e traduce qualcun altro. E’ quindi importante avere degli standard editoriali ben definiti. Io ho imposto a tutti i miei collaboratori di lavorare in HTML. Si tratta di una scelta che non è né giusta né sbagliata. L’importante è rimanere coerenti con il metodo che si decide di utilizzare.

Gli standard possono andare dal formato e dalla larghezza delle immagini (sempre prendendo come esempio Sapore di Cina, da quando abbiamo cambiato il design utilizziamo solo immagini larghe 708 pixels in Jpeg RGB) alla taglia delle headlines (i sottotitoli presenti negli articoli), che per noi sono sempre e comunque un codice HTML ( noi usiamo l’H3 ) che controlla la dimensione dei caratteri dei sottotitoli indipendentemente dal sito su cui lavoriamo.

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