7 Strumenti che Utilizzo per Collaborare a Distanza con il Mio Team

Siamo un team di architetti che lavoriamo in remoto. Ecco quali sono gli strumenti che noi utilizziamo per collaborare a distanza.

Ursula Liccardo: Amo la Natura, adoro leggere e viaggiare per scoprire luoghi, colori e sapori sempre nuovi. La curiosità e lo spirito di avventura mi hanno sempre spronato verso nuove sfide: l’ultima? La realizzazione di Arkigo: un portale Web per la progettazione a distanza e la consulenza di architettura in tempo reale, per aiutare chiunque da qualunque posto a creare la casa dei suoi sogni.

Pubblicato il: 10 ottobre 2017 | Categoria:

Oggi finalmente è martedì. Questa frase ti sembrerà un ossimoro, ma è proprio così: aspetto il martedì più del sabato, perché di solito non vedo l’ora di ricominciare a lavorare dopo il weekend; ed è proprio il martedì che inizia la mia settimana di lavoro effettivo.

Che cosa intendo per “lavoro effettivo”?

Ecco, lascia che ti spieghi.

Dopo il weekend, per me tempo di svago ma anche di studio, di letture ed approfondimenti, il martedì è il giorno in cui inizio a mettere in pratica tutto ciò che è stato programmato il lunedì nella abituale conference call del team di Arkigo.


La Sfida di Mettere Tutti Insieme… ma a Distanza

Come tu potrai immaginare, noi del Team di Arkigo ed i nostri collaboratori esterni, lavoriamo quasi sempre in remoto: progettiamo case a distanza, facciamo consulenza a distanza, scegliamo le linee e le strategie di comunicazione a distanza… ed il lunedì è il giorno che dedichiamo ad incontri, relazioni, riunioni, ed appunto alla nostra periodica conference call.

Ti starai chiedendo: ma come si fa a coordinarsi e condividere fasi ed esperienze di lavoro senza materialmente incontrarsi?

Semplice! Usiamo tutti gli strumenti e le risorse digitali che abbiamo a disposizione e la nostra squadra cresce costantemente sperimentando forme di collaborazione e metodi di lavoro di gruppo diversi, in modo dinamico e mirato all’efficienza ed alla soddisfazione personale.

Abbiamo suddiviso il lavoro del Team in aree permeabili e tutti possiamo partecipare al lavoro di tutti proprio sfruttando queste risorse.

Ed ora arriviamo al punto: ti rivelo quali sono.


Comunicare e Decidere nel Team

È ovvio che una chiara comunicazione ed un efficace processo decisionale sono indispensabili per il buon funzionamento di un gruppo, perciò le consultazioni ed il confronto sui processi di lavoro sono fondamentali per prendere decisioni.

skypeIl momento più importante delle nostre relazioni è, come ti dicevo, la conference call del lunedì mattina: semplicemente usiamo Skype, grazie al quale è possibile effettuare video-chiamate di gruppo alle quali possono partecipare fino a 25 persone.

È uno strumento davvero prezioso! Perché, anche quando qualcuno di noi non può connettersi alla rete, cosa rara ma possibile, possiamo chiamarlo sul numero di telefono fisso o cellulare con il nostro credito Skype.

Ma non è l’unico modo per le discussioni di gruppo: abbiamo il gruppo segreto del Team su Facebook, collegato alla pagina di Arkigo. È un gruppo tenuto segreto perché qui condividiamo i documenti inerenti il branding di Arkigo, discutiamo le soluzioni progettuali, analizziamo i risultati delle campagne ADS e facciamo tutte le scelte: quelle inerenti il lavoro di progettazione e quelle strategiche per il marketing; tutto in modo veloce, pratico ed efficace.

Come?

Semplice: tramite i sondaggi.

Lo strumento sondaggi di Facebook è davvero un importante mezzo: è disponibile per tutti i gruppi di Fb, sia segreti che pubblici, e consente di porre una query specifica ed offrire agli interpellati una serie di risposte.
Tutti i facenti parte del gruppo possono rispondere ed inoltre, come un normale post, consente di scrivere commenti.

In questo modo riusciamo ad avere il giudizio di tutti, conoscerne le motivazioni ed istantaneamente avere il risultato come in una sorta di votazione.

Qui quindi condividiamo link, documenti ed anche risorse utili trovate nel Web, ad esempio risorse che saranno preziose nel lavoro di creazione di post link.

L’estemporaneità, la velocità di interazione e la possibilità di coinvolgimento lo rendono uno strumento efficacissimo.

L’unico limite dello strumento Sondaggi di Facebook è il non poter aggiungere immagini al testo del sondaggio; noi di Arkigo ovviamo con un post che precede o segue la query che include le immagini relative alle diverse opzioni di scelta del sondaggio.

sondaggi_fb_gruppo_arkigo

Ma Skype e Facebook non sono gli unici strumenti di aggregazione digitale: per avvertire tutti di un’imminente riunione, per annunciare call e sondaggi, per richieste di informazioni la cui risposta può essere sintetica, utilizziamo il Gruppo WhatsApp, che ci mette al riparo dal rischio di una comunicazione scadente, anche grazie alla famosa “spunta blu”, ovvero la notifica di consegna e lettura che ci rassicura sul fatto che tutti abbiano ricevuto il messaggio.


Organizzare gli Impegni di Lavoro

2017-10-06_120303Per organizzare gli impegni, individuali o di gruppo, utilizziamo Calendly, l’agenda online che sostituisce l’agenda cartacea e consente di appuntare gli impegni anche dallo smatphone, di essere consultabile in qualsiasi momento e da qualunque posto, di condividere le informazioni sugli appuntamenti con tutto il team e di avere sull’email l’alert relativa all’imminente scadenza: chiunque sia coinvolto nell’impegno fissato riceve un avviso sia al momento in cui l’impegno viene preso che poco prima dell’ora stabilita per l’incontro.

Anche questo è uno strumento che ci aiuta tantissimo: ad essere puntuali e a rispettare la tabella di marcia per quanto riguarda le consegne dei lavori, il raggiungimento degli obiettivi, o semplicemente gli appuntamenti con i clienti.


Condividere File e Lavorare a Più Mani

Spesso più persone del Team sono coinvolte in un unico progetto, sia esso di ristrutturazione di interni che di web marketing. Si rende necessario in questi casi, non solo condividere file e risorse, ma anche lavorare a più mani sul progetto stesso.

Oggi la tecnologia ci consente anche questo!

Per la condivisione facile di file utilizziamo Team Viewer, che da qualunque luogo e qualunque dispositivo consente di accedere all’archivio di un dato PC, semplicemente con una connessione internet ed una parola chiave. Team Viewer ha una versione gratuita scaricabile direttamente dal sito.


google-docsSpesso è addirittura necessario lavorare su uno stesso file in più persone: con i documenti condivisi di Google Docs, puoi agire in più persone sullo stesso documento ed avere traccia di tutte le modifiche effettuate ed anche l’informazione relativa a chi le ha operate.


Più o meno allo stesso modo funziona anche Teamwork di ArchiCad, e ci consente di lavorare a più mani sullo stesso progetto di architettura, con la possibilità di modellazione 3D e realizzazione di render grafici veloci.

Tutti questi sono ormai i nostri strumenti di lavoro quotidiano, come una volta si usavano tecnigrafo e matita, busta da lettera e francobollo.

I tempi sono cambiati ed impetuosamente ancora cambiano. Perciò quello che ci sembra perfetto oggi potrebbe essere obsoleto già domani; bisogna stare al passo e per farlo l’attenzione costante a risorse come quelle di Nomadi Digitali o la partecipazione a gruppi di Facebook dedicati a questi argomenti, è di vitale importanza.


Foto credit: Shutterstock



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