Come Aumentare la Produttività nel Lavoro da Remoto: 10 Modi per Farlo da Solo e con il Tuo Team

Sempre più persone cercano nuove modalità per migliorare la gestione del tempo e ridurre le distrazioni mentre lavorano da remoto.

Giovanni Battista Pozza: Amo la semplicità nella vita, l'agilità al lavoro e la felicità come esperienza. Ho scoperto che posso lavorare ovunque come in ufficio e anche meglio, così insegno agli altri a lavorare e collaborare da remoto nel miglior modo. Mi piace vivere tra l'Italia e il Costa Rica in base al luogo che mi rende più felice in un particolare momento della vita.

Pubblicato il: 6 marzo 2018 | Categoria:

La tecnologia attuale ci ha portato la consapevolezza e la dimostrazione che è possibile lavorare ovunque. Eppure per chi lavora da remoto può risultare più difficile rimanere focalizzato.

Le distrazioni sono sempre presenti sia che lavori da casa, da un co-working o un co-living oppure in mobilità completa dal luogo che preferisci.

Essere produttivi significa completare tutte le attività che ti sei prefissato durante la giornata o sorprenderti completando molte più attività del solito o come dicono gli anglosassoni “get shit done”.

Aumentare la produttività personale è il primo passo per aiutare se stessi e iniziare ad aiutare anche gli altri. Infatti quando lavori in team è più complesso analizzare e aumentare la produttività ma potresti sempre ritrovarti a lavorare in un gruppo per completare un progetto più grande.

Ecco alcuni stratagemmi per massimizzare la produttività mentre lavori da remoto da solo o in team.

Prenditi il Tuo Tempo la Mattina

Non buttarti subito nel lavoro. Non prendere lo smartphone come prima cosa per poter leggere le tue e-mail magari mentre sei seduto sul wc.

E’ importante trovare la propria migliore routine mattiniera seguendo quello che preferisci: facendo dello yoga, meditando, andando a correre o semplicemente prendendo un buonissimo caffè mentre leggi il giornale.

La mattina ti permette di stabilire il tono della tua giornata. Parti quindi con qualcosa che ti rilassa e ispira, puoi ad esempio fare colazione nel tuo locale preferito e nel frattempo leggere i feed a cui sei iscritto oppure un articolo ispirazionale di Leo Babauta.

Prepara l’Ambiente in cui Lavori

Una delle prima azioni è creare un posto di lavoro adeguato, libero da distrazioni e in grado di migliorare la tua focalizzazione piuttosto che la tua creatività se il lavoro lo richiede. Creare un ufficio virtuale è molto di più che avere un posto dove condividere file e il calendario.

Se lavori con un team quello che dovresti fare è simulare l’esperienza di lavorare in uno spazio insieme, ma online. Dovresti quindi rendere le comunicazioni online leggere, in tempo reale e facili da capire.

Dovresti trovare modi per capire su cosa stanno lavorando le altre persone e condividere spesso l’avanzamento delle tue attività: il senso non è quello di comunicare insistentemente ogni cosa che fai ma rendere visibile quello che fai e raccontare il tuo lavoro. Gli anglosassoni lo chiamano semplicemente “work out loud”.

Recita la Parte

Molte persone che lavorano da casa iniziano a lavorare in pigiama forse pensando che la comodità del lavoro da remoto risieda in questo.

E’ importante la mattina pettinarsi, mettersi l’abito migliore, anche fosse il tuo miglior abito comodo. Questo ti metterà di buon umore e infine sarai più produttivo.

Il pigiama infatti è inconsciamente associato a stati improduttivi e può ridurre le tue prestazioni al lavoro.

Pianifica la Tua Giornata

Una delle insidie più grandi del lavoro da remoto è la gestione del tempo. Il fatto di non lavorare in un ufficio ti dà l’impressione di poter spalmare la tua giornata in molte più ore e ti porta a pensare “beh, tanto sono a casa…”.

Come prima cosa decidi la pianificazione della tua giornata: per quanto tempo vuoi lavorare, rispondere alle email, fare videoconferenze e goderti le tue pause.

Avere un un pianificazione della giornata ti permette di focalizzare tutte le tue attività verso la chiusura entro l’orario che ti sei pianificato. Ovviamente puoi sempre sforare il tempo ma col tempo sarai sempre più preciso.

Verifica Come Impieghi il Tuo Tempo

Una volta che hai pensato al punto precedente tieni traccia di quanto bene lo stai seguendo.

Avevi pianificato di rispondere alle email per 45 minuti e alla fine ci hai messo due ore?

La prossima volta farai meglio ma ricordati sempre di domandarti perché sei andato lungo ed imparare la lezione.

Questo è il miglior modo per evitare le distrazioni e non sentirti sopraffatto da lavoro. Come ti raccontavo della diversa percezione del tempo quando si lavora da remoto la stessa cosa avviene per le pause. Spesso essendo nella comodità di casa o in un ambiente confortevole ci si dimentica di prendere un pò d’aria.

Tendiamo naturalmente ad avere due modalità di lavoro: lavorare finché siamo esausti o distrarci ogni 5 minuti.

E’ dimostrato da numerose ricerche scientifiche che fare pause aumenta l’efficienza. Le stesse ricerche suggeriscono anche una formula per la produttività ottimale: lavorare per 52 minuti, fermarsi per 17 e poi lavorare per 90 minuti prima di fermarsi nuovamente.

Se stai già utilizzando qualche tecnica di gestione del tempo come la tecnica del pomodoro sei comunque sulla buona strada.

Combatti le Distrazioni

Ti è capitato spesso di dire “non ho abbastanza tempo”?

Oppure di dire che sono passate delle ore e il lavoro non è andato avanti quanto ti aspettavi?

Eppure questa perdita di tempo ti fa sentire comunque stanco del lavoro.

Una statistica di Inc Magazine ci racconta quanto siamo produttivi al lavoro: solo 3 delle 8 ore che stiamo alle nostre scrivanie. La distrazione è arrivata a livelli molto alti al giorno d’oggi: le persone oggi spendono più tempo sui social media che mangiando, bevendo e socializzando secondo un report di Common Sense Media.

Personalmente, come remote worker prima e nomade digitale poi, il controllo delle distrazioni è stato veramente uno dei problemi più comuni da affrontare.

Come dice Michael Sliwinski, founder di Nozbe, a proposito dell’aumento di produttività “io curo le mie notifiche per essere sicuro di non dare attenzione a cose che non ne hanno bisogno, cose che distraggono. Questo è un modo per avere un equilibrio che ti rende produttivo ovunque.”

Scopri Dove Stai Perdendo Tempo

Tutti noi sappiamo come dovrebbe essere una nostra giornata tipo per essere produttivi e sentirsi pienamente soddisfatti ma semplicemente non lo facciamo.

Le distrazioni lavorano nel subconscio.

Potrebbero essersi infilate così tanto nella nostra testa da avere un’evidente difficoltà a cambiare abitudine. Il miglior modo per combatterle è quindi quello di guardarle da un punto di vista esterno per capire dove va a finire il nostro tempo.

Ti suggerisco una fantastica app che si chiama RescueTime per vedere quanto tempo spendi navigando sui siti e interagendo sui social. Puoi tenere anche traccia di tutte quelle attività che fai offline. Sarai scioccato dal tempo che perdi ma almeno avrai una chiara visione di quello che potresti fare per rimediare al problema.

Rendi la Vita Complicata alle tue Distrazioni

L’esperto di produttività David Kadavy racconta nei suoi libri come rimpiazzare una distrazione con una buona abitudine usando lo schermo del tuo smartphone o desktop. Secondo lui, e anche secondo me dopo averlo provato, è un buon modo per “riappropriarsi” del proprio cervello e fare qualcosa di più produttivo.

Puoi ad esempio sostituire l’icona della tua app Facebook con quella di Evernote. E’ un buon modo per rompere il circolo vizioso di un’abitudine che distrae: nascondere le app e i siti web che usi di più e che non sono necessari.

Le cattive abitudini sono insidiose, inconsce e difficili da togliere. Sono un pò come l’erba gramigna.

Le buone abitudini invece sono la base per una vita felice e quindi perché non cambiarle?

Nir Eyal spiega nel suo metodo Hooked come rompere un’abitudine.

Essa parte sempre con un “trigger” che poi diventa un’azione che a sua volta porta ad un premio. Con il passare del tempo finisci per costruire un’abitudine che ha un ritorno piacevole. Poi il ciclo si ripete.

Questo circolo vizioso è un legame molto forte perché al suo interno ha un’azione con una ricompensa che spinge sempre di più il bisogno di intraprendere nuovamente la cattiva abitudine.

La buona notizia è che si può rompere e serve soltanto un pò di forza di volontà e di presenza.

Una cattiva abitudine molto frequente è quella di controllare la timeline della tua applicazione social preferita (Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, Tumblr per citarne alcune). Tra le nuove abitudini che si stanno diffondendo c’è quella di controllare senza motivo lo schermo dello smartphone toccando il telefono.

Cosa succede quindi?

Scatta il “trigger” perché ti senti annoiato che si trasforma nell’azione di controllare la timeline. I commenti e i like, in generale le interazioni delle tue connessioni sono il premio. I post, le foto e tutto il materiale sono l’investimento che ti porta a ripetere l’abitudine.

Predisponi del Tempo da Decidere alle Distrazioni

Hai appena visto come le distrazioni sono nemiche della tua attenzione e del tuo tempo. Sfruttando il metodo hook puoi usare le distrazioni come forma di premio per essere più produttivo. Grazie alla focalizzazione di una tecnica come quella del Pomodoro in cui dividiamo in blocchi il tempo puoi decidere di rimanere focalizzato per 25 minuti sul tuo lavoro prima di fare una pausa.

Ehi quando dico focalizzato intendo che niente ti deve distrarre da quello che stai facendo.
Alla fine dei 25 minuti puoi premiarti con 5 minuti in cui controlli le tue notifiche e i tuoi messaggi.

Dopo un primo tempo di apprendimento del metodo sarà sempre più facile rimanere focalizzati sapendo che alla fine del duro lavoro ci sarà un premio. Psicologicamente il premio aiuta molto a superare la fase istintiva di tornare alla vecchia abitudine e fare solo il proprio lavoro.

Questo metodo funziona davvero. Provalo per una giornata da solo o con il tuo team. Ti accorgerai di avere molto più tempo a disposizione.

Tutto il tempo guadagnato puoi dedicarlo al tuo tempo libero oppure a ciò che ti rende più felice. Tutto il tempo che guadagni con il tuo team lo potete usare per fare retrospettive, team building, auto-formazione o per bervi semplicemente una birra virtuale insieme.

Il senso profondo di gestire al meglio il proprio tempo non è solo di fare più attività ma anche di mantenere un buon bilanciamento vita e lavoro non invadendo la sfera personale.


Foto credit closeup digital nomad: Shutterstock



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