Eventi Live: Come Organizzarli in Viaggio o in Città che Non Conosci

Alcuni consigli per organizzare un evento live con i tuoi fans mentre sei in viaggio, o in una città che non conosci. In questo post prendo in esame le soluzioni che ho sperimentato negli ultimi anni, sia come musicista che come blogger

Elvio Rocchi: Da tre anni vivo sei mesi in Italia e sei in sud America. Sono un (“ex”) ingegnere che ha rinunciato al suo lavoro per fare il musicista. Per sette anni ho girato Italia e l'Europa grazie a questa grande passione, poi ho sentito il desiderio di andare oltre. La scoperta della meditazione ha guidato il cambiamento, grazie al web organizzo seminari e concerti ovunque io vado.

Pubblicato il: 7 novembre 2017 | Categoria:

Quando ho iniziato a riflettere sui contenuti di questo post, il mio pensiero è andato agli eventi di meditazione e della crescita personale che ho organizzato in questi ultimi anni.

Una parte li ho organizzati mentre viaggiavo (in Italia e in sud America), altri mentre risiedevo in un luogo, ma mi muovevo per tenere i workshop ovunque mi venisse richiesto.

Dopo aver buttato giù qualche idea, però, mi sono detto: “Perché non parlare anche della mia esperienza con la musica?”

È ormai dal 2005 che giro l’Italia facendo concerti e, in fondo, anche questo tipo di esperienza mi ha insegnato molto sull’organizzazione di un evento in una città lontana.

Ho provato a frullare tutte le idee che mi sono arrivate, ed ecco che cosa ne è venuto fuori


I Primi Anni Come Concertista – Poco Web e Tanta Fatica

I miei primi concerti risalgono al 2005-2006, periodo in cui sapevo poco o nulla di web e, come tanti, ancora non possedevo neppure un account Facebook.

Ed è proprio questo social, con la possibilità di creare inserzioni, uno dei migliori alleati per organizzare un evento lontano da casa; ci arriveremo, ma facciamo prima un salto indietro nel tempo, tornando a quelle prime esperienze.

Il social più usato, in ambito musicale, era Myspace; quando suonavamo lontano da casa, io e gli altri musicisti andavamo alla ricerca di contatti nella città in cui ci saremmo esibiti e, attraverso il passaparola, qualche spettatore effettivamente arrivava.

Obiettivamente, però, i risultati erano “scarsini” e la maggior parte dei gruppi puntava ancora su mezzi tradizionali (e molto poco “digitali”…), inviare locandine alle associazioni/enti confidando che qualcuno le avrebbe viste, era la modalità di promozione che andava per la maggiore.


La Collaborazione con le Realtà Locali

Chi meglio di un residente che opera a livello sociale, artistico, culturale, ecc. può conoscere il territorio?

Ecco che questa era la strada che usavamo di più. E ci tengo a precisare che si tratta di una modalità estremamente efficace. Suonare per un’associazione che possiede decine o centinaia di iscritti (così come organizzare un evento artistico, di comunicazione, ecc.) può garantire automaticamente un pubblico tutto per noi, che ci attende.

Usavamo il web per andare alla ricerca di realtà interessate, poi cercavamo di stabilire un contatto più personale, via e-mail o telefono.

E fu proprio grazie ad una serrata attività di comunicazione tramite web che riuscimmo ad organizzare una bella tournée in Spagna.

Venimmo a sapere che alcuni italiani residenti all’estero stavano organizzando una grande manifestazione a Barcellona.

Grazie ai Social network entrammo in contatto con loro e grazie alle ricerche sul web trovammo varie “date di appoggio” (nel gergo dei musicisti: concerti “minori” che permettono di coprire le spese di viaggio ed alloggio…) e completare la nostra bella tournée.

Sto parlando di musica, ma il ragionamento è applicabile a qualsiasi altro campo: che tu stia organizzando un concerto, un evento di comunicazione, un seminario, laboratorio, corso, ecc. cercare un appoggio sul territorio è ancora un’idea ottima.


L’Avvento di Facebook

Personalmente, creai il mio profilo sul social di Mark Zuckerberg nel 2008. Subito dopo creammo il profilo artista (all’epoca si chiamava così…) per la nostra band.

Capimmo subito che, rispetto a Myspace mettteva a disposizione grandissime potenzialità.

Myspace, infatti, aveva un grande pubblico di musicisti (avere un profilo per una band o per un solista era praticamente un “must”) ma era molto meno frequentato da persone con altri interessi.

Facebook dava la possibilità di entrare in contatto con più persone, raggiungere un pubblico più vasto ed eterogeneo. E poi, si potevano (e si possono) creare degli eventi.

Se si organizza un evento a Milano e si hanno amici in quella città si può chiedere (magari gentilmente e con discrezione) se possono invitare eventuali amici interessati.

È un primo passo, ma non ancora (o non sempre) efficace, per questo si può pensare di ricorrere al programma Facebook Ads.

Andiamo a vedere come funziona


Inserzioni Sponsorizzate – Facebook Ads

Se sei già pratico di questo tipo di inserzioni, può darsi che troverai poco utile questo paragrafo, che ho pensato soprattuto per chi non conosce questo tipo di sistema.

Dato che l’utilizzo delle inserzioni è piuttosto complesso, mi limiterò in questo post a indicare “l’ABC” del suo utilizzo.

Facebook Ads permette di far apparire in un apposito riquadro un evento o un post rendendolo così visibile a persone al di fuori dei nostri contatti ed impostare varie condizioni per decidere a che tipo di pubblico mostrarla.

In particolare, potrai scegliere la città (o la regione) in cui mostrala, l’età delle persone a cui rivolgerla, il sesso e tanti altri parametri.

Andiamo a vederli più in dettaglio.

# Definizione del pubblico, parametri base

Il primo passo è trovare il giusto target per il pubblico a cui rivolgiamo l’inserzione. Dirigerla ad un pubblico troppo generico, non interessato ciò che proponiamo, rischia di far spendere soldi inutilmente.

Il primo passo è dunque quello di scegliere la città o la regione: impostando ad esempio Milano, lo spot verrà mostrato solo alle persone che risiedono in questa città.

È prevista anche l’opzione “tutte persone in questo luogo” (vedi foto), che permette di mostrarla anche a chi è di passaggio in quella città. Questa opzione può tornare molto utile nei casi in cui, in concomitanza con l’evento che stiamo organizzando, si tengano grandi manifestazioni sul territorio (pensa, ad esempio, all’Expo ed al grande numero di persone che lo visitarono).

È possibile inoltre impostare l’età, il sesso e la lingua parlata dalle persone che intendiamo coinvolgere.

Se si sta promuovendo una linea di moda rivolta ai teenager potrebbe essere una buona idea restringere il pubblico escludendo gli over 30 o gli over 40.

# Targetizzazione per interessi

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Una volta definiti i range che abbiamo visto, si passa alla targetizzazione per interessi.

Gli esempi che troverai nelle foto sono relative ad un evento creato tramite il mio blog Spiragli di Luce – meditazione e spiritualità, tramite il quale organizzo incontri proprio su tali tematiche.

Gli interessi che Facebook mette a disposizione sono tanti, ma non sempre sono completi.

Se non trovi quello che cerchi, prova a mettere la cosa più simile possibile. Non appena ne trovi una, il sistema mette a disposizione numerosi suggerimenti (vedi foto) di argomenti correlati.

Gli interessi possono essere inseriti con due tipi di opzioni: nel primo caso essi sono tra loro alternativi, quindi il sistema mostrerà l’inserzione alle persone che hanno almeno uno degli interessi indicati, mentre nel secondo caso devono essere soddisfatte tutte le condizioni, quindi il sistema la mostrerà solo a chi avrà mostra to interesse per tutte le condizioni indicate.

Dopo di che noterai che vengono chiesti numerosi altri parametri, si può decidere ad esempio in quali orari mostrare le inserzioni oppure su quali social (è possibile aggiungere Instagram) farle apparire.

# Grafica ed altri dettagli

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Finiti di impostare i parametri base della campagna e definito il budget che intendiamo spendere, definiamo la grafica che vogliamo scegliere.

È possibile inserire una singola immagine, un video (dovremo in questo caso averlo già preparato) o uno slideshow.

Lo slideshow è una sequenza di immagini (è possibile inserirne fino a 10) a cui possiamo abbinare anche la musica.

Facebook prevede un comodo editor che, seppur con poche opzioni di base, permette di creare una sequenza di foto, decidere quanto tempo ogni immagine sarà visualizzata ed anche il tipo di musica che potremo abbinargli. A mio parere le inserzioni con immagini che scorrono sono più accattivanti.


La Strategia Vincente: Sperimentare!

Se non hai mai usato questo tipo di promozione, vedrai che all’inizio non sarà immediato capire come eseguire la targetizzazione del pubblico.

Allora, l’idea è quella di sperimentare il più possibile. Via via che pubblichi nuove inserzioni varia i parametri e prendi nota di quale opzione funziona di più.
Per fare un esempio personale, estendere la zona in cui si fa la promozione, in alcuni casi, può essere una buona soluzione.

Ricorda che, per un evento interessante, le persone sono disposte a viaggiare anche da altre città per assistere. Se dopo due o tre tentativi ti accorgi che la strategia che stai sperimentando non paga, sperimentane di nuove!


Altri Canali di Promozione:Twitter, Instagram, YouTube

Ogni social network può offrire grandi potenzialità. Se hai tanti follower su Instagram, Youtube, Twitter, ecc. l’idea di usare anche questi canali per promuovere l’evento può essere un’ottima idea.

Se hai un discreto pubblico su YouTube potresti pensare di realizzare un video promozionale in cui spieghi e racconti il tuo evento. Ricorda che anche le condivisioni tra un social e l’altro funzionano! Ad esempio, se il tuo video piace, può essere poi condiviso anche su Facebook, Google+, ecc.

Ovviamente l’idea è lavorare costantemente sulle pagine social ed offrire sempre contenuti interessanti alle persone che ti seguono. Pìù troveranno interessanti le tue pagine, maggiori saranno le probabilità che il tuo evento susciti il loro interesse


Community Virtuali e Forum

Esistono anche delle Community dedicate ad argomenti specifici, alcune tra queste molto seguite.

Un esempio è Couchsurfing, un portale nato per trovare alloggi mentre si viaggia, ma che piano piano si è espanso ad altri tipi di esperienze, che includono anche attività artistiche, scambi linguistici, ecc. Una sezione apposita del sito permette di inserire gli eventi in una data città.

Anche i forum possono essere un luogo interessante per questo tipo di promozione.

Il pro di questo tipo di piattaforme web è che vi si trova un pubblico in target con ciò che proponiamo, il contro è che, solitamente, partecipano persone da tutta Italia e, quindi, potrebbe risultare difficile raggiungere chi risiede in una città specifica.


Anche i Siti di Annunci Possono aiutarti a Promuovere i Tuoi Eventi

In principio non la ritenevo una opzione che avrebbe potuto dare risultati, ma mi sono dovuto ricredere quando, nella pratica, ho visto che a più di un evento sono arrivate persone che hanno visto un annuncio in questi portali.

I più conosciuti ed usati (generalisti) nel nostro paese sono Bakeka, Subito e Kijiji.

Ne esistono poi anche di più specifici, ad esempio per la musica uno molto usato è Villaggio musicale.

Le principali città italiane hanno poi dei portali che, solitamente, permettono l’inserimento gratuito di eventi nella città.

Ed, infine, il “consiglio della nonna”: un bel articolo sulla cronaca locale dei quotidiani cartacei, può dare un’ottima visibilità. Contatta le redazioni, se l’evento ha una rilevanza culturale, sociale, ecc. potrebbe essere che decidano di pubblicarlo gratuitamente.


Conclusioni

Come avrai potuto vedere, rispetto al 2005, anno in cui spedivamo le locandine dei nostri concerti, nella speranza che quale “anima pia” le attaccasse nella città in cui avremmo suonato, le frecce all’arco di chi vuole promuovere un evento, sono decisamente aumentate, tanto in quantità quanto in qualità.

Concludo dicendo che, a mio parere, per un Nomade Digitale l’organizzazione di eventi rappresenta un’attività particolarmente stimolante: ci permette, infatti, di incontrare le persone che seguono le idee e le attività che sviluppiamo tramite il web.

Quando, nel 2016, a Catania, giunsero due ragazze al Parco Gioeni, dicendomi che da mesi seguivano i miei video su YouTube, fu una soddisfazione immensa: avevo iniziato a registrare video per gioco, col cellulare, mentre viaggiavo in Colombia.

Trovare persone in carne ed ossa che si erano appassionate a ciò che facevo fu una grande conferma che la strada intrapresa era quella giusta.

Mi auguro che questo articolo su come organizzare un evento in un’altra città ti sia piaciuto! Se hai delle domande lascia un commento, sarò felice di risponderti.

Ah, e a proposito, il mio canale YouTube lo trovi qui: Spiragli di Luce, meditazione, crescita personale e viaggio!


Foto credit: Shutterstock



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